Privacyregelement AZL

 

1.Algemeen

Dit is de privacyverklaring van de Algemene Zwemvereniging Leidschendam (AZL), gevestigd te Fluitpolderplein 1, 2262ED Leidschendam, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40408940, hierna te noemen: `AZL`.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze privacyverklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van deze verklaring, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: bestuur@azl.nu.

2.Welke gegevens verwerkt AZL en voor welk doel

2.1 AZL verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

-          Leden en vrijwilligers van AZL;

-          Personen die lid willen worden van AZL of ooit lid zijn geweest;

-          Contactpersonen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen, of hebben gehad.


2.2 Voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

-          voornaam, roepnaam en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht;

-          adres, postcode en woonplaats;

-          telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s) en tenaamstelling.

 2.3 AZL verwerkt de in sub 2.2 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

-          Voor het uitvoeren van een lidmaatschapsovereenkomst, of wanneer iemand bij AZL aan de slag wil gaan als vrijwilliger, of een andere relatie met ons aan wil gaan, heeft AZL persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen we de persoon in kwestie op de juiste wijze inschrijven als lid, administratieve processen rondom bijvoorbeeld contributie uitvoeren, zorg dragen voor de noodzakelijke verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag aanvragen voor onze vrijwilligers;

-          We willen de leden of relaties van AZL goed van dienst zijn. Wij gebruiken de geregistreerde naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te delen over aan het lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

 2.4 In voorkomende gevallen, zoals bij potentieel levensbedreigende aandoeningen, verwerkt AZL ook bijzondere persoonsgegevens in de vorm van gezondheidsgegevens van leden. Dit betreft relevante, door het lid of door de ouder/verzorger van het lid schriftelijk verstrekte gegevens die van belang zijn om het lid veilig te kunnen laten deelnemen aan door AZL aangeboden sportactiviteiten of diensten.

3. Fotobeleid

AZL publiceert, zonder specifieke toestemming van de betrokkenen, alleen beeldmateriaal met nieuwswaarde, of sfeerimpressies waarop leerlingen niet herkenbaar zijn afgebeeld. Voor het overige worden er geen foto’s/filmpjes van individuele leerlingen gepubliceerd en geen foto’s/filmpjes waarop personen op niet-integere wijze staan afgebeeld. Dit beleid geldt alleen voor beeldmateriaal dat door AZL, of in opdracht van AZL is gemaakt. Het kan voorkomen dat ouders en andere personen opnamen maken tijdens sportactiviteiten. AZL heeft daar geen invloed op. 

4. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat met de pagina’s van een website wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. AZL gebruikt op haar website technisch noodzakelijke functionele cookies en analytische cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze website, waardoor de gebruikservaring verbetert. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken. Voor deze cookies, die geen persoonlijke gegevens bevatten, is geen toestemming nodig.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies zoals trackingcookies en social media cookies moet u eerst toestemming geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Op de website van AZL worden geen trackingcookies en/of social media cookies gebruikt.

U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de help-functie van uw browser.

5. Gegevensverwerking en verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Zonder uw toestemming verstrekt AZL uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die AZL met u heeft, tenzij AZL wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. Omdat AZL is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Zwembond (KNZB), worden leden van AZL automatisch ook lid van de KNZB. Dit is tevens verplicht in verband met de collectieve ongevallenverzekering voor het lid. De gegevens van wedstrijdzwemmers die actief zijn binnen de startgemeenschap SG De Vliet worden, voor zover noodzakelijk, gedeeld met de zwemverenigingen binnen de startgemeenschap, te weten RZV_Excelsior en AVZV. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. AZL blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Verwerkersovereenkomsten zijn afgesloten met:

-          AllUnited B.V. (software t.b.v. de ledenadministratie);

-          KNZB (t.b.v. KNZB-lidmaatschap van AZL-leden);

-          Sportlink Services BV (software t.b.v. de gegevensoverdracht naar de KNZB);

-          Hilgie.com (Beheer website AZL);

-          AVZV (partnervereniging binnen SG de Vliet);

-          RZV Excelsior (partnervereniging binnen SG de Vliet).

Persoonsgegevens van contactpersonen van bedrijven en organisaties worden vastgelegd in een digitaal bestuursdossier. Tenslotte worden klachten, en de afhandeling daarvan, geregistreerd in de klachtenregistratie. Aldus geregistreerde correspondentie over klachten kan ook persoonsgegevens bevatten zoals naam, e-mailadres(sen) en telefoonnummer(s). 

6. Bewaartermijn

Voor persoonsgegevens bij AZL gelden de volgende bewaartermijnen:

  1. Gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst tot twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap;
  2. Financiële gegevens worden daarna nog 7 jaar bewaard in de financiële administratie;
  3. Gegevens van behaalde zwemdiploma’s worden in lijn met de archiefplicht voor Licentiehouders 10 jaar bewaard.
  4. Persoonsgegevens van oud-leden worden alleen met toestemming langer bewaard, totdat het oud-lid deze toestemming intrekt;
  5. Bijzondere persoonsgegevens worden bewaard totdat de toestemming hiervoor wordt ingetrokken;
  6. Persoonsgegevens in de klachtenregistratie worden twee jaar bewaard na afhandeling van de klacht;
  7. Gegevens van contactpersonen van bedrijven en organisaties waar wij een relatie mee hebben worden bewaard tot twee jaar na beëindiging van de betreffende relatie.

7. Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

U hebt het recht AZL te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij AZL op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal AZL deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van AZL hebben ontvangen. Dit kan gevolgen hebben voor de lidmaatschapsovereenkomst. U kunt toestemmingen, zoals voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, of voor het plaatsen van bepaald beeldmateriaal, op ieder moment weer intrekken of later alsnog toestemming geven.

8. Beveiliging persoonsgegevens

AZL treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat deze toegang beperkt is tot de gegevens die de betreffende persoon nodig heeft voor het uitvoeren van zijn/haar taak, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wanneer er ondanks de door ons getroffen veiligheidsmaatregelen onverhoopt een inbreuk op onze beveiliging plaatsvindt, waarbij die inbreuk waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor de persoonlijke levenssfeer van de betreffende persoon, dan wordt deze persoon hiervan door AZL op de hoogte gesteld. Indien de inbreuk leidt tot (de kans op) aanzienlijk ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van de geregistreerde persoonsgegevens, wordt de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan op de hoogte gesteld.

9. Minderjarigen

Indien een minderjarige een lidmaatschapsovereenkomst wenst aan te gaan, dient de minderjarige hiertoe expliciete toestemming van een ouder of verzorger te overleggen d.m.v. ondertekening van het aanmeldingsformulier door een ouder of verzorger.

10. Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van AZL. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. AZL raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

11. Wijziging van het privacybeleid

AZL past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. AZL raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal AZL er alles aan doen u via de website te informeren.

12. Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of AZL wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke:          Erik van Bussel

E-mail:                          Ledenadministratie@azl.nu

13. Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Stuurt u in dat geval een e-mail aan: bestuur@azl.nu. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.